Wat is een Management Systeem?
Grip op uw bedrijfsvoering
Een managementsysteem is eigenlijk letterlijk een systeem om te kunnen managen. Een systeem om grip te houden op uw bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld rondom uw informatiebeveiliging, privacy, kwaliteit of milieuzaken. De ISO en NEN normen zijn het kader en helpen u met organiseren en bewaken van de kwaliteit.
Alle informatie bij elkaar vormt uw managementsysteem
De ISO, NEN, AVG en ISAE normen helpen u dus om de verschillende thema’s goed te organiseren. Beleidsafspraken, processen, instructies en andere documenten beschrijven hoe uw organisatie moet werken om de het beoogde niveau te halen en vast te houden.
Al die informatie bij elkaar vormt uw managementsysteem. Uw ‘toolbox’ met de uitgangspunten, doelen en middelen om te weten wat de norm is, om die periodiek te kunnen toetsen en bij te kunnen sturen daar waar nodig.
Dit geheel van afspraken, beleidsdocumenten, processen en gedragsregels is een Management Systeem. Ieder aandachtsgebied kent zijn eigen variant hiervan. Een Information Security Management Systeem (ISMS) gaat over de veiligheid van uw informatie of een Kwaliteitsmanagement Systemen (KMS) dat de nadruk legt op klanttevredenheid en klachtenbehandeling.
U zorgt ervoor dat u de risico’s inzichtelijk heeft en passende maatregelen treft. Ook legt u vast hoe uw organisatie die afspraken en werkwijze borgt. Niet in de laatste plaats geeft uw organisatie aan hoe zij zorgt dat alle medewerkers werken volgens de afspraken en hoe u dat regelmatig controleert.
Integraal Management Systeem; wel zo slim!
Voor organisaties die zich voor meerdere aandachtsgebieden willen certificeren is het efficiënter om de eisen uit alle normen samen te voegen in één Integraal Managementsysteem (IMS) in te richten. Dit voorkomt onnodig werk doordat alle dubbele en overtollige zaken eruit gehaald worden. Want nagenoeg alle normen hebben dezelfde basis.
Ook voor uw opdrachtgevers en toezichthouders
U wilt het bewijs kunnen tonen dat u voldoet aan de eisen van uw opdrachtgevers en toezichthouders. Dat vraagt nogal wat. Bijvoorbeeld op het gebied van kwaliteit, veiligheid en privacy. Om als organisatie aan te tonen dat u alle maatregelen heeft getroffen, moet u veel regelen, omschrijven en vastleggen.
De inhoud van een managementsysteem
Een managementsysteem bestaat uit drie hoofdonderdelen
Handboek
Het handboek beschrijft op hoofdlijnen de processen van de organisatie, alsmede de maatregelen die zijn genomen om te voldoen aan de norm eisen.
Het handboek bestaat uit vier hoofdstukken.
- Besturing: de uitgangspunten, strategie en kaders
- Primaire processen: de kerntaken van de organisatie
- Secundaire processen: de ondersteunde processen van de organisatie
- Beheer: borgen van de werkwijze en de controle daarvan
Documentatie
Documentatie bevat een uitgebreide beschrijving variërend van beleidsplannen tot detailbeschrijving zoals procedures en werkinstructies. Maar ook gedragsregels, een interne auditrapportage en een directiebeoordeling zijn vaste onderdelen van een managementsysteem.
Verklaring van Toepasselijkheid
De VVT geeft aan welke normeisen voor de organisatie van toepassingen zijn en welke technische en organisatorische maatregelen men heeft genomen om te voldoen aan de normeisen. Ook als een bepaalde eis niet van toepassing is, bijvoorbeeld omdat een organisatie geen productontwikkeling uitvoert, wordt dit omschreven en onderbouwd in de VVT.
Stap voor stap
De inrichting van een managementsysteem start met een kick off en een 0-meting. Een beeld van hoe de organisatie werk, wat er al is en wat nog niet. Het uitgangspunt voor wat er nodig is voor de inrichting van het managementsysteem. En daarmee input voor het projectplan. Kleine stappen is het advies. Om de belasting op de organisatie te doseren en daarmee de betrokkenheid van de eigen medewerkers zo hoog mogelijk te houden.
Stap 1 ‘de richting’.
Het geeft de kaders, uitgangspunten en (strategische) keuzes voor de wijze waarop de processen en het beheer worden ingericht.
Stap 2 ‘de inrichting’.
Het bepalen hoe de organisatie wil werken (primaire processen en ondersteunende processen). Dit legt u vast in het handboek en aanvullende documentatie. De werkwijze van de organisatie is daarbij altijd het vertrekpunt. Dat wordt eerst uitgewerkt. Het normenkader is vervolgens de toets of de uitwerking ook voldoet aan de gestelde eisen.
Stap 3 ‘het verrichten’.
Het bewust maken van de medewerkers, zodat ze daadwerkelijk gaan werken conform de beschreven processen en procedures. In deze fase is ook van belang vast te stellen hoe een organisatie zorg (borgt) dat zijn ook in de toekomst blijft werken conform de afspraken.
Meer in detail zien de stappen er als volgt uit:
- Kick off – wat gaan we doen en hoe pakken we dat aan.
- 0-meting – waar staat de organisatie.
- Plan van aanpak – wat moet er gebeuren en wie doet wat
- Beschrijven van de processen + maken ondersteunende documentatie
- Opstellen van de Verklaring Van Toepasselijkheid (VVT)
- Risicoanalyse
- Bewustwordingssessies
- Interne audit
- Directiebeoordeling
- Uitvoeren van additionele maatregelen
- Externe audit (certificering)
Is zelf doen een optie?
De inrichting van een Management Systeem is een omvangrijk en op onderdelen complex project. De omvang komt doordat er veel uitgewerkt, vastgelegd en beschreven moet worden. De complexiteit zit in het feit dat deze uitwerking moet voldoen aan een strak en groot normenkader.
Onze ervaring is dat de betrokkenheid van een gespecialiseerde partij bij de begeleiding van het project, maar met name bij de inhoud, essentieel is. De materie is (te) complex om het binnen de redelijke grenzen van tijd en geld zelf te doen. Daarnaast beschikt een gespecialiseerde partij over veel standaard templates, formats en procesuitwerkingen waarmee een groot deel van het werk al gedaan is.
Reken op zes tot negen maanden
Een Management Systeem opzetten neemt gemiddeld zes tot negen maanden in beslag. Dat is met name doorlooptijd. Veel van het werk moet de organisatie zelf bedenken en uitwerken. Dit project wordt dus naast de dagelijkse werkzaamheden uitgevoerd. Dat is waarom het een dergelijke doorlooptijd heeft.
Alles uitbesteden?
Volledig uitbesteden is niet wenselijk. Het inrichten van een managementsysteem is een samenspel tussen de betreffende organisatie en het adviesbureau. De organisatie kent haar doelen, ambitie en manier van werken het best. Het adviesbureau kent de inhoud van de kaders en heeft ervaring met de implementatie daarvan. Die kennis en input gecombineerd is een goede basis voor succes. Een ander belangrijk effect van samen doen is de betrokkenheid is het eigenaarschap. Het gaat uiteindelijk niet om het ‘papiertje’. Het gaat om het daadwerkelijk goed en veilig omgaan met informatie of zorgen dat er een constante kwaliteit producten wordt geleverd.
Vastleggen in een geautomatiseerde oplossing
Voor een managementsysteem moeten flink veel beleidsstukken, processen, werkinstructies, verantwoordelijkheden & bevoegdheden, etc. worden vastgelegd. Daarnaast brengt het opzetten veel projectmanagementactiviteiten als taken & acties, opleveringen bewaken, tijdslijnen uitzetten, met zich mee. Om al die documenten en acties zo goed en efficiënt mogelijk vast te leggen cq. te organiseren is het praktisch om hiervoor een speciale softwareoplossing te nemen. Die helpt je om alles gestructureerd en centraal op te slaan. Voordeel is dat het centraal toegankelijk is en je altijd over de juiste versie beschikt.
Sommige tools hebben al veel voorwerk gedaan door de aanwezigheid van veel standaard processen en documenten. Daarmee kunt u veel sneller en efficiënter het managementsysteem inrichten en onderhouden. Wat op zijn beurt weer veel tijd en geld scheelt.
MEER WETEN OVER HET INRICHTEN VAN EEN MANAGEMENTSYSTEEM?
Bel ons of laat uw gegevens achter dan bellen we u.