Regeling Certificatie Arbodiensten
Aanvulling op ISO 9001
Voldoen aan Arbowet?
In het Certificatieschema arbodiensten staan de eisen omschreven waar u als arbodienst sinds januari 2019 aan moet voldoen. Voldoet u aan deze eisen dan kunt u als arbodienst een certificaat arbodienst ontvangen en uw dienstverlening onder de vangnetregeling aanbieden. In het Certificatieschema zijn eisen opgenomen als aanvulling op de Arbowet en de AVG (gegevensbeveiliging en privacy). Met de certificering toont u als arbodienst aan dat het managementsysteem voldoet aan de eisen vanuit zowel de wet en als vanuit de klant.
In het Certificatieschema arbodiensten staan het jaarlijks uitvoeren van een privacy risicoanalyse (DPIA) en andere controles benoemd. Het Certificatieschema Arbodiensten is ook een aanvulling op de kwaliteitsnorm ISO 9001. Dat betekent dat arbodiensten die een certificaat arbodienst willen behalen, eerst moeten voldoen aan alle eisen van ISO 9001.
Specifieke eisen in Certificatieschema Arbodiensten
Aanvullend op de kwaliteitseisen uit de ISO 9001 zijn er de volgende eisen waaraan een gecertificeerde arbodienst dient te voldoen:
Informatiebeveiliging en privacy
De arbodienst verwerkt veel privacygevoelige persoonsgegevens. Om ervoor te zorgen dat deze (medische) gegevens voldoende beschermd zijn tegen ongewenste inzage (datalek) of cybercriminelen, moet de arbodienst passende technische en organisatorische maatregelen nemen. Bij deze maatregelen gaat het om aandachtsgebieden als ICT beveiliging, veilig personeel en fysieke toegangsbeveiliging.
Concreet hebben we het dan over:
- Fysieke toegangsbeveiliging; wie heeft toegang tot welke gebouwen, ruimtes of archiefkasten.
- Logische toegangsbeveiliging; wie heeft toegang tot specifieke systemen denk hierbij aan het verzuimsysteem.
- Leveranciers; hoe is de informatiebeveiliging van uw leveranciers geregeld? Voldoen ze aan de eisen uit de ISO27001 of NEN7510 norm?
- Incident Management; hoe worden incidenten gemeld, vastgelegd en tijdig en correct opgevolgd?
- ICT Beheer; hoe vindt de registratie van uitgegeven middelen en versleuteling van deze middelen plaats?
- Veilig Personeel; hoe wordt het personeel gescreend, bijvoorbeeld via een VOG?
Wat precies wordt verstaan onder deze aanvullende eisen, is in kaart gebracht in het “Interpretatiedocument Certificatie Arbodiensten” ook is er een overgangsregeling opgesteld. Auditoren gebruiken dit document tijdens de externe audit.
Maar ook voor u is het een handig naslagwerk waarin u precies kunt nalezen aan welke eisen u dient te voldoen.
Planning
De arbodienst moet haar professionele onafhankelijkheid opnemen in de statuten en moet het professioneel statuut arbodienstverlening onderschrijven.
Management van middelen
Elke arbodienst dient ook te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG. Dit houdt onder meer in dat u moet beschikken over een verwerkingsregister en een reglement met een duidelijke klachtenprocedure.
Ook moet u als arbodienst voldoen aan de KNMG-code “Gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en re-integratie (2007)”. Een arbodienst wordt geacht de juiste technische en organisatorische maatregelen te nemen om de medische persoonsgegevens van werknemers te beveiligen.
Personeel
De arbodienst moet minstens over de volgende vier kerndeskundigheden beschikken:
- gecertificeerd Hoger Veiligheidskundige
- gecertificeerd arbeids- en organisatiedeskundige
- gecertificeerd Arbeidshygiënist
- BIG-geregistreerd Bedrijfsarts.
De vier kerndeskundigen voeren de wettelijke kerntaken uit die arbodiensten volgens de Arbowet moeten uitvoeren, te weten:
- Het opstellen en/of toetsen van de RI&E
- Verzuimbegeleiding
- Arbeidsgezondheidskunding onderzoek
- Aanstellingskeuringen
- Toegang bieden aan werknemers via spreekuur van de bedrijfsarts
Om de samenwerking tussen de vier kerndeskundigen te bevorderen wordt minimaal jaarlijks een kerndeskundigenoverleg georganiseerd waar de klant- en cliëntgerichte dienstverlening, procesverbetering en multidisciplinaire samenwerking centraal staat.
Processen
De processen voor de vier kerndeskundigen moeten zijn beschreven en worden actief onderhouden. De arbodienst legt heldere afspraken vast over hun dienstverlening en geven inzicht in de werkzaamheden, resultaten, planning en kosten. De arbodienst waarborgt zijn onafhankelijkheid ten aanzien van de klant en andere belanghebbenden.
Communicatie
De arbodienst informeert de werkgever over de communicatiestructuur, en meldt beroepsziekten aan het Nederlands Centrum voor Beroepszieken. Bovendien meldt ze wanneer het UWV ingeschakeld kan worden voor een second opinion.
Productie
De arbodienst dient de volgende diensten te leveren, en het kwaliteitsniveau op niveau te houden via het beschrijven en :
- Risico-inventarisatie – en evaluatie RIE
- Ziekteverzuimbegeleiding
- Arbeidsgezondheidskunding onderzoek
- Adviserings- en ondersteuningstaken
- Aanstellingskeuringen
- Toegang bieden aan werknemers via spreekuur
Beheersing van de productie en levering diensten
De arbodienst moet beschikken over voldoende capaciteit van kerndeskundigheid om te voldoen aan de contractverplichtingen.
Klant- en werknemerstevredenheid
Jaarlijks dient de arbodienst een meting uit te voeren naar de tevredenheid van klanten en werknemers. Ook worden verbeteringen waar mogelijk direct doorgevoerd.
Verbetering
De arbodienst moet beschikken over een gedocumenteerde procedure voor de klachtenbehandeling van klanten en werknemers. Inclusief de mogelijkheid om de klacht in te dienen bij een geschillencommissie.
MEER WETEN OVER Het CErtificatieschema arbodiensten?
Wilt u weten welke stappen u als arbodienst nog dient te zetten om te voldoen aan het certificatieschema? Om te beoordelen in hoeverre uw organisatie voldoet aan de AVG, de ISO 9001 en de Arbowet starten we met een nulmeting.
U krijgt dan helder antwoord op hoe u met welke maatregelen kunt voldoen aan de aangescherpte eisen. Neem contact met ons op of laat uw gegevens achter dan bellen we u. We bekijken samen welke stappen het beste passen voor uw organisatie.