Regeling Certificatie Arbodiensten

Aanvulling op ISO 9001 

Voldoen aan Arbowet

Arbodiensten moeten sinds 1 januari 2019 beschikken over een certificaat arbodienst om hun wettelijke taken uit te mogen voeren. Hiermee is zeker gesteld dat de arbodienst voldoet aan de eisen uit de Arbowet. In het RCA certificatie-schema staan de voorwaarden beschreven waaraan een arbodienst moet voldoen om een certificaat arbodienst te ontvangen. Dit certificatie-schema wordt uitgegeven door de SBCA en heet; Regeling Certificatie Arbodiensten (RCA).

Het RCA is aanvullend op de kwaliteitsnorm ISO 9001. Dat betekent dat arbodiensten die een certificaat arbodienst willen behalen, eerst moeten voldoen aan alle eisen van ISO 9001. Het certificatie-schema bevat voor de arbodiensten aanvullende eisen uit de Arbowet en wetgeving over gegevensbeveiliging en privacybescherming. Zoals bijvoorbeeld het jaarlijks uitvoeren van een privacy risicoanalyse (DPIA) en andere controles.

Specifieke eisen RCA

Aanvullend op de kwaliteitseisen uit de ISO 9001, kent het RCA de volgende eisen waaraan een gecertificeerde Arbodienst dient te voldoen:

 

Informatiebeveiliging en privacy

De arbodienst verwerkt veel privacygevoelige persoonsgegevens. Om er voor te zorgen dat deze (medische) gegevens voldoende beschermd zijn tegen ongewenste inzage (datalek) of cybercriminelen, moet de arbodienst passende technische en organisatorische maatregelen nemen. Bij deze maatregelen gaat het om aandachtsgebieden ICT beveiliging, veilig personeel en fysieke toegangsbeveiliging. Concrete gebieden zijn daarbij:

  • Fysieke toegangsbeveiliging (Wie heeft toegang tot bepaalde gebouwen, bepaalde ruimtes of archiefkasten)
  • Logische toegangsbeveiliging (Wie heeft toegang tot bepaalde systemen en gegevens zoals bijvoorbeeld het verzuimsysteem)
  • Leveranciers (Hoe hebben uw leveranciers hun informatiebeveiliging geregeld, voldoen ze aan de eisen uit de ISO27001 of NEN7510)
  • Incident Management (Hoe worden incidenten gemeld, vastgelegd en tijdig en correct opgevolgd)
  • ICT Beheer (Hoe vindt de registratie van uitgegeven middelen en versleuteling van deze middelen plaats)
  • Veilig Personeel (Hoe wordt het personeel gescreend, bijvoorbeeld via een VOG)

Om snel inzicht te krijgen wat al deze aanvullende eisen precies inhouden, is er een zogenoemd “Interpretatiedocument Certificatie Arbodiensten” plus een overgangsregeling opgesteld. Auditoren gebruiken dit document tijdens de externe audit. Maar ook voor u is het een handig naslagwerk waarin u precies kunt nalezen aan welke eisen u dient te voldoen.

 

Planning

De arbodienst moet haar professionele onafhankelijkheid opnemen in de statuten en moet het professioneel statuut arbodienstverlening onderschrijven.

 

Management van middelen

Uiteraard dienst iedere arbodienst te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG. Dit houdt onder meer in dat ze moet beschikken over een verwerkingsregister en een reglement met een duidelijke klachtenprocedure. Ook moet ze voldoen aan de KNMG-code “Gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en re-integratie (2007)”. Een arbodienst wordt geacht de juiste technische en organisatorische maatregelen te nemen om de medische persoonsgegevens van werknemers te beveiligen.

 

Personeel

De arbodienst moet minstens over de volgende vier kerndeskundigheden beschikken:

  • veiligheidskundige
  • arbeids- en bedrijfsgeneeskundige
  • arbeidtshygiënist
  • arbeids-en organisatiekundigen.

Aan de samenwerking met deze kerndeskundige worden specifieke eisen gesteld op het gebied van deskundigheid. Bovendien moet er sprake zijn van intercollegiale toetsing tussen kerndeskundigen, welke zich houden aan het professioneel statuut van hun beroepsvereniging.

 

Processen

De processen voor de vier kerndeskundigen moeten zijn beschreven en worden actief onderhouden. De arbodienst legt heldere afspraken vast over hun dienstverlening en geven inzicht in de werkzaamheden, resultaten, planning en kosten. De arbodienst waarborgt zijn onafhankelijkheid ten aanzien van de klant en andere belanghebbenden.

 

Communicatie

De arbodienst informeert de werkgever over de communicatiestructuur, en meldt beroepsziekten aan het Nederlands Centrum voor Beroepszieken. Bovendien meldt ze wanneer het UWV ingeschakeld kan worden voor een second opinion.

 

Productie

De arbodienst dient de volgende diensten te leveren, en het kwaliteitsniveau op niveau te houden via het beschrijven en :

  • Risico-inventarisatie – en evaluatie RIE
  • Ziekteverzuimbegeleiding
  • Arbeidsgezondheidskunding onderzoek
  • Adviserings- en ondersteuningstaken
  • Aanstellingskeuringen
  • Toegang bieden aan werknemers via spreekuur

 

 

Beheersing van de productie en levering diensten

De arbodienst moet beschikken over voldoende capaciteit van kerndeskundigheid om te voldoen aan de contractverplichtingen.

 

Klant- en werknemerstevredenheid

Jaarlijks dient de arbodienst een meting uit te voeren naar tevredenheid van klanten en werknemers.

 

Verbetering

De arbodienst moet beschikken over een gedocumenteerde procedure voor de klachtenbehandeling van klanten en werknemers. Inclusief de mogelijkheid om de klacht in te dienen bij een andere instantie.

 

 

MEER WETEN OVER DE RCA?

Wilt u weten wat u nog moet doen om te voldoen aan de aangescherpte eisen? Neem dan contact met ons op en wij bespreken graag met u tijdens een vrijblijvend gesprek wat de best passende stappen zijn voor uw organisatie. 

Bel ons of laat uw gegevens achter dan bellen we u.